北広島トーヨー住器様

情報がバラバラ、小さなストレスの積み重ねでした

正直に言うと、以前の業務はちょっとしたことでイライラの連続だったんです。
例えば、住設の見積依頼。フォルダに資料を入れて社内全員で共有していたんですが、「あれ、最新のやつどこだっけ？」なんてことが日常茶飯事。情報がバラバラで、確認するのに一苦労でした。紙の資料、メール、LINE、電話…。「あの情報どこだっけ」が口癖になってましたね。

そんな時、協力業者さんから「ハコレポって知ってる？」って声をかけられたんです。正直、最初の反応は「うちにそんなの必要ないよ」でした。今までだってなんとかやってこれたし、新しいシステム導入って大変そう...。
でも、どこか心の片隅では「このままじゃマズイかも」って感じてたんです。毎日の小さなモヤモヤが、だんだん大きくなっていたので。

今思えば、変化を恐れてたのかもしれません。でも、この「いつもの」がどれだけ非効率だったか、後から気づくことになるんです。

半信半疑で話を聞いてみたら...

「一応話だけでも聞いてみるか」という思いで、重い腰を上げて説明を聞いてみることにしたんです。でも、説明を聞いているうちに、少しずつ興味が湧いてきました。

「へえ、現場写真をその場で共有できるのか」
「見積依頼も外出先からできるって...便利かも」

特に魅力的だったのは、外出先からでも必要な情報にアクセスできるという点。
よく「あの資料、PCからしか見れないな…」なんてことがあったので、これは助かるかも、と。

説明を聞き終わった時には、正直驚きました。想像していたよりずっと使いやすそうだったんです。
「まあ、試しに使ってみるのもいいかな」
最初はそんな軽い気持ちで導入をしてみました。

思った以上に便利で、日々の業務が驚くほどスムーズに

いざ導入してみたら、これがびっくりするくらい便利で。見積書の作成時間が半分以下になったんです。また、外出先からでもスマホで資料の確認ができるようになって、お客様への対応がすごくスムーズになりました。

正直、こんなに業務が変わるとは思っていませんでした。毎日の小さなストレスが減って、仕事がしやすくなった実感があります。

予想外の出来事！？テレワークでも大活躍！

コロナのこともあり、今までやってこなかったテレワークに挑戦しようとなったんです。正直、最初は不安でした。「これで仕事が回るのか？」って。
でも、意外とスムーズだったんです。

例えば、以前なら必要な書類を山ほど家に持ち帰っていたはず。「あ、これ忘れた」なんてことも多かったでしょう。でも、ハコレポのおかげでそんな心配はありませんでした。必要な情報はすべてオンラインでアクセス可能。安心して在宅で仕事ができました。

驚いたのは、在宅でも通常とほぼ変わらない業務ができたこと。お客様対応も、社内のやり取りも、ほとんど普段通り。
ハコレポを導入したときはテレワークについて特に考えていなかったのですが、結果的に大正解でしたね。

意外な効果！チームの雰囲気が変わった

ハコレポを使い始めて、意外な変化に気づきました。
以前はよくこんな会話をしていました

「あの案件、どうなってるっけ？」
「それってどこに記載してある？」

でも今は違います。画面を見れば、今の状況がすぐわかる。
すると不思議なことが起きたんです。業務効率化への意識が変わりました。

「このやり方、もっと良くならない？」

情報共有がスムーズになっただけなのに、チームの空気が変わったんです。
忙しそうな人がいれば、自然とフォローし合えるようにもなりました。
システム導入でここまで変わるとは思いませんでした。
でも、小さなストレスの解消が、こんな大きな変化を生むんですね。

「こうなったらいいな」が、すぐに現実に

最後に、ハコレポのいいところ、それは私たちの声をすぐに形にしてくれることです。
ある日、こんなことがありました。

「現場写真に直接書き込みができたら便利だな」
何気なく口にした一言。

すると翌週、「写真書き込み機能を追加しました」という連絡が。

「えっ、もうできるの？」

驚きました。でも、それが当たり前になってきたんです。
特に気に入っているのは、iPadでの書き込み機能。現場写真にサッと書き込んで、サクッと共有できる。
他のシステムだと「改善には時間がかかります」なんてよく聞きます。

でも、ハコレポは違う。

私たちの「あったらいいな」が、どんどん現実になっていきます。これほどありがたいことは無いですね。
無茶な要望もどんどん言っていきますので、これからもよろしくお願いします！（笑）。